商务应用文书写作学习心得（完整）

下面是小编为大家整理的商务应用文书写作学习心得（完整）,供大家参考。

第一篇：商务应用文书写作学习心得

商务应用文书写作学习心得

文／苏砚

本学期学习了《应用文写作》这门课程，在“ 于老师”的精心指导与悉心身教下，使我对应用写作有了一个初步的了解，提高了我的写作能力，增进了我的写作素养。受益匪浅，感受颇深。在此，衷心的感谢于老师对我的教导，将会对我终身受用。下面以自己对这学期“应用文写作课”的一些感受、认识、心得，因我涉世未深、才疏学浅、才思不畅、笔力不济，借微薄、苍白文字流露一点真情实感，聊表心意。

一、羡煞于老师讲课幽默的风趣又博学又有思想，以及不失亲和力的风度。他实行独特新颖、别具一格的授课方式。在每一堂课的执教过程中，他亲切朴实、匠心独特的教学风格，对公文写作的精辟解析，独到的见解和大量的旁征博引，无不体现出他对教材深入透彻的理解，以及深厚的教学功底和高超地驾御课堂教学的能力。听他课的那种舒畅之感，就像一块干涸已久的土地被一阵绵绵甘霖漫漫滋润一样。他常搞一些与应用文写作有关方面的实践活动，形成课堂互动。增加学生活动在课堂所占的比重，把课堂交给学生，让学生成为课堂的主人。不但不会浪费上课时间，反而极大地活跃了课堂气氛。给予学生表现自我的机会，使学生的表现欲得到满足，增进了学生之间的理解，促进师生之间情感的交流。同时，他又用具有感染力的语言和恰如其分的语调，把枯燥的变得生动些，把抽象的变得具体些，把纷杂的变得规律些，把被动的变得主动些。他的课堂里总流淌着真诚，流露着真情、氤氲着智慧、充盈着幽默、弥漫着诙谐、浸润着理性、放飞着梦想、绽放着奇葩。这种奇异的、行之有效的教学方式、方法，让我耳目一新，感到震撼，无比叹服。再多么华丽的词藻优美的语句也述不尽我对他的羡佩、崇敬、感激。真正的感受到当今的教育不仅是心上的对话，更是一种爱的享受！

二、体会到应用文写作有别于文学写作，是个容不得丝毫虚假的差事。记得上第一节课时，于老师就对我们说：“我们上的应用文写作课不是所谓的语文课，请大家不要把两者混为一潭要有所区分”。通过这学期学习，使我很有感触。平时我们文学写作往往是站在“自我”的角度，表达自己或者抒发自己的感想心绪，或者阐述自己的观点，或者按照自己的理解去说明某一事理。可以有较大的发挥、想象空间，无论在形式还是内容上，都可以打破陈规、不断创新。但应用文与文学写作相比较就判若云泥，而它具有自身独特、独立的文体体系和“约定俗成”的格式。不是任我们心绪、思绪到处乱飞，随心所欲书写的。是要实事求是，一切从实际出发；要遵守一定的规则、章程、逻辑、指令，按照目的、要领、要点、要求进行书写。它不太需要辞藻的华丽，文风要朴实无华，基本上很少在词句上粉饰雕琢。主题是单一、明确、独立地，语言要简明、扼要、规范、严谨、严密和通白明晓。所写的内容要真实、具体、全面、连贯、通顺、合情、合理，要求我们做到面面俱到，避免表述上的不准确与词的不达意。不能夸大、篡改、捏造、遮掩事实。为将来撰写应用类文章打下坚固、厚实的理论基础。

三、感受到应用文书写作，在人类社会生活中占有举足轻重的地位。在学习的过程中于老师经常列举现实生活中、社会里的一些具有典型性、重要性、突出性、实用性的案例、事件以及所牵涉到的应用文，旨在让我们学好应用文写作，掌握一些写作的技巧，让我们知晓应用文在人类社会生活中的重要地位，使我们对应用文写作的重要性有了充分认识。如果不掌握写作技能，会给自己的生活、学习、工作带来很多不便。一学期学下来使我清楚地认识到学好应用文是社会发展的必需和必然，是人类交流和发展的需要。当今是社会市场经济日益繁荣的社会，商务活动则是各种社会活动的基础。人们在工作和生活中的交往越来越频繁，事情也越来越复杂，因此应用文的功能也就越来越多、越来越重要了。为了办事、解决问题，成为人们传递信息、处理事务、交流感情不可或缺的工具。有的应用文有时还用来作为凭证和依据，关系到人们的权利、利益。如果以后我们走上社会求职信写不好，可能会影响自己的前途；合同条款不全，可能会使自己蒙受经济损失等。倘若我们在应用文里出现错字别字、语句不通、纹理混乱、格式错误、文体变向等等一系列的错误，也许就会妨碍沟通交流，造成工作差错，甚至产生不良影响酿成不利后果等问题的出现。它涉及层面广、使用频率高、使用价值大，是社会各个领域里不可或缺的行事工具。

四、认识到学习应用文书写作，可以锻炼能力，促进我们今后的发展。我深刻的认识到我们在学习商务应用文写作的阶段，也是我们在执笔抒写人生锻炼塑造自身的过程。在写的时候有时会穿插一些事件、个人正确见解、法律知识、文学常识、政治时事，可以帮我们温故知新，回忆或记下生活中的点滴，逐步增加对社会的感知、认识，不断对自己的认识、总结。通过不断写作、练习不同的应用文写作可以使我们的写作能力、语言表达能力得到提高，为今后发展打下良好的母语基础而发挥作用。增强我们人生观、世界观、价值观和自己的责任心，提升我们的人文素质，培养我们遇事冷静处事果断的习性，促进我们思想道德情操、修养与法律基础，教会我们要用事实说话。学好应用文是个人礼仪和综合素质的体现，它可以更好地表现自己、促进个人的发展。在社会生活中以求真务实的态度脚踏实地的办好做好每一件事，做一个堂堂正正的人。

“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。”在课堂上跟随于老师的思维、洗耳恭听。不断领悟各种的人生道理与知晓各样的典型事例。在开学时写给于老师的信中，就向他坦白我的夙愿——望您能够成为我的良师益友，如今如愿以偿了。课后和他恬淡论文、真诚交流。他的言行举止、渊博知识无时无刻地在激励着、感染着我。使我蒙尘的心灵得到净化，单浅的思维得到升华，简单的认识得到提高，自卑的心灵得到安抚。身为酷爱文学写作的我，尤为喜好应用文写作(请您继续关注wWW.HaOwORd.)。我会好好珍惜、把握在于老师“门下”学习的机会，争取在他的不啬赐教、精心指导、无形熏陶下，凭借他默默无闻地擎举着的那盏“永不灭之灯”，照亮我前行的道路。认真学习、开拓进取、不断实践，将自身写作水平、能力、素养提高到新的台阶，做到学以致用。更要以遵循应用文写作规范中的合理要求、基本准则，涉透到做人的基本素养、道理中去，通过实践来丰富自己、完善自己、提高自己，相信在今后的日子里能够写出一篇篇“为用而写，有用才写”的出色商务应用文！

第二篇：学习课程：商务文书写作教程

学习课程：商务文书写作教程 单选题
1.当今社会是市场经济社会，各种社会活动的基础： 回答：正确

1. a 2. b 3. c 4. d

投资活动 金融活动 商务活动 福利活动

2.“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的 了解说的内容是什么” ，这个论述地提出者是： 回答：正确

1. a 2. b 3. c 4. d

鲁迅 朱光潜 叶圣陶 郑振铎 回答：错误

3.以下属于非正式的商务文书的是：

1. a 2. b 3. c 4. d

带抬头的信件 宣传册 政府公文 便签 回答：正确

4.增加情感指数的方法不包括：

1. a 2. b 3. c

增加第二人称代词 增加第一人称代词 增加第三人称的专有名词

4. d

增加读者的姓名 回答：正确

5.美国心理学家威廉·詹姆斯的研究结果表明，人类本质中最深远的驱动力是：

1. a 2. b 3. c 4. d

希望被爱 希望具有重要性 希望具有随意性 希望具有自由度

6.希望自己的所发出的商务文书在目标读者那里能够被第一时间阅读，从而使自己的沟通目的能够尽快 达成。要做到这一点就必须： 回答：错误

1. a 2. b 3. c 4. d

增加商务文书的时间任意性 增加商务文书的时间紧迫性 增加商务文书的时间有效性 增加商务文书的时间漫长性 回答：正确

7.部分结构层次叙述的国家标准规范中, 第三层编号用：

1. a 2. b 3. c 4. d

一、二、 “三……来表示 （一）（二）（三）……来表示 、 、 用阿拉伯数字来表示 （1）（2）（3）……来表示 、 、 回答：正确

8.下列关于合同的说法正确的是：

1. a 2. b 3. c 4. d

文字与阿拉伯数字并用 尽量写长句子，表达清楚 汉语和符号并用，能用简略符号的就用符号，避免歧义 可以适当创造新的词语

9.以内容以及用途作为划分标准，商务文书可以分为：

回答：正确

1. a 2. b 3. c 4. d

固定格式的商务文书和非固定格式的商务文书 通用的商务文书和礼仪性的商务文书 通用的商务文书和非固定格式的商务文书 非固定格式的商务文书和礼仪性的商务文书 回答：正确

10.以下属于礼仪性的商务文书的是：

1. a 2. b 3. c 4. d

备忘录 请示、批复 通知、会议纪要 贺信、贺电 回答：正确

11.商务文书首要特点是：

1. a 2. b 3. c 4. d

独特 简明 详细 全面 回答：正确

12.在日常工作中，适用于分析问题式商业文书的是：

1. a 2. b 3. c 4. d

指示及命令 总结 事故调查报告 工程报告 回答：正确

13.商务文书写作在材料方面，应遵循的原则不包括：

1. a 2. b 3. c 4. d

收集要多 运用要全 选择要严 使用要巧 回答：正确

14.下列属于结果性语言的是：

1. a 2. b 3. c 4. d

完成方案设计 进行方案设计 进行制作 制作中 回答：正确

15.部

分结构层次叙述的国家标准规范中, 第二层编号用：

1. a 2. b 3. c 4. d

一、二、 “三……来表示 （一）（二）（三）……来表示 、 、 用阿拉伯数字来表示 （1）（2）（3）……来表示 、 、

第三篇：学习课程：商务文书写作教程

学习课程：商务文书写作教程

单选题

1.当今社会是市场经济社会，各种社会活动的基础：回答：正确

1. a投资活动

2. b金融活动

3. c商务活动

4.

d福利活动

2.以下属于非固定格式的商务文书的是：回答：正确

1. a商务合同

2. b邀请信

3. c通知

4.

d电子邮件

3.把握商业文书总体风格的依据是：回答：正确

1. a戴明环循环规则

2. b二八原则

3. c目标管理

4.

d游说矩阵

4.增加情感指数的方法不包括：回答：正确

1. a增加第二人称代词

2. b增加第一人称代词

3. c增加第三人称的专有名词

4.

d增加读者的姓名

5.美国心理学家威廉·詹姆斯的研究结果表明，人类本质中最深远的驱动力是：回答：正确

1. a

2. b

3. c

4.

d希望被爱 希望具有重要性 希望具有随意性 希望具有自由度

6.部分结构层次叙述的国家标准规范中, 第一层编号用：回答：正确

1. a

2. b

3. c

4.

d一、二、“三……来表示 （一）、（二）、（三）……来表示 用阿拉伯数字来表示 （1）、（2）、（3）……来表示

7.部分结构层次叙述的国家标准规范中, 第三层编号用：回答：正确

1. a

2. b

3. c

4.

d一、二、“三……来表示 （一）、（二）、（三）……来表示 用阿拉伯数字来表示 （1）、（2）、（3）……来表示

8.下列单位符合质量重量单位使用规范的是：回答：正确

1. a

2. b

3. c

4.

d毫克 斤 两 钱

9.下列关于合同的说法正确的是：回答：正确

1. a

2. b文字与阿拉伯数字并用 尽量写长句子，表达清楚

3. c

4.

d汉语和符号并用，能用简略符号的就用符号，避免歧义 可以适当创造新的词语

10.以内容以及用途作为划分标准，商务文书可以分为：回答：正确

1. a

2. b

3. c

4.

d固定格式的商务文书和非固定格式的商务文书 通用的商务文书和礼仪性的商务文书 通用的商务文书和非固定格式的商务文书 非固定格式的商务文书和礼仪性的商务文书

11.以下属于礼仪性的商务文书的是：回答：正确

1. a

2. b

3. c

4.

d备忘录 请示、批复 通知、会议纪要 贺信、贺电

12.撰写商务文书是一个：回答：正确

1. a

2. b

3. c

4.

d“八分想，四分写”的过程 “六分想，二分写”的过程 “三分想，七分写”的过程 “七分想，三分写”的过程

13.所谓的“读者为尊”是：回答：正确

1. a

2. b

3. c

4.

d运用情感指数、提升对撰写者的关注程度的观念的一种延伸 运用正式指数、提升对读者的关注程度的观念的一种延伸 运用情感指数、提升对读者的关注程度的观念的一种延伸 运用正式指数、提升对撰写者的关注程度的观念的一种延伸

14.商务文书中，下列表述正确的是：回答：正确

1. a03年

2. b民国92年

3. c二○○六年

4.

d腊月15

15.部分结构层次叙述的国家标准规范中, 第二层编号用：

1. a一、二、“三……来表示

2. b（一）、（二）、（三）……来表示

3. c用阿拉伯数字来表示

4.

d（1）、（2）、（3）……来表示回答：正确

第四篇：商务文书写作体会

商务文书写作体会

洪下邮政所 柯林英

最近，局机关为促进工作质量和效率的进一步提升，增强岗位履职能力，我作为洪下邮政所所长，参加了公文写作培训班，通过培训学习，我加深了对公文的理解，明白了写作要求以及格式，下面是我对商务文书写作的几点心得体会，供大家参考。商务文书 按形式来划分可以大致分为两类：固定格式的商务文书（如商务合同、邀请信、通知、请示以及批复）和非固定格式的商务文书（如电子邮件）；按内容用途来划分也可以分为两类：通用的商务文书（如通知、会议记要、请示、批复、总结、备忘录以及报告）和礼仪性的商务文书（如贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信）。

商务文书的作用和最终目的是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而这种沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。而怎么样才能让别人真正理解你的意思而达成你的目标，就需要我们在撰写商务文书时注重它的五大特点：简单直白、准确、朴实、庄重、规范。其中在考量其庄重程度时，我们可以先问自己三个问题：1、你跟对方熟吗？2、对方的职位比你高吗？3、传递的是好消息吗？如果否定的答案越多，庄重的程度就应越大。商务文书撰写有四个要素：主动目标、素材、结构、语言。如果商务文书撰写的仅仅是你的意愿，那是被动目标；如果商务文书撰写能得到别人的行动才是主动目标。

商务文书撰写的六个步骤为：1、制定正确的行动目标；2、决定文章的正式程度（正式程度的表现：形式、称谓、语气）；3、设定文章的总体风格（我们可以把文章的总体风格分为四类，第一类是简单型：资源充足且立场一致，我们撰写时罗列事实，短文即可；第二类是说服型：资源充足但立场不一致，我们撰写时需强调利益所在，并且要多次沟通；第三类是解决问题型：资源不充足但立场一致，我们撰写时需有问必答，较长篇幅；第四类是艰难型：资源不充足立场也不一致，这类就不值得我们花费精力了。）4、选择文章的层次结构（连贯式：重点在解释事情的前因后果，造应于事故调查报告、工程进展报告、程序安装等；并列式：重点在要便于读者照其兴趣或关注的重点分段阅读，造应于报告、总结、建议书；分析问题式：重点在围 绕问题直到最终解决的逻辑关系而展开，适应于公告、通知等；问答式：适应于企业内刊、内部通讯、操作程序等；行动结果式：适应于广告宣传等。）5、列出文章大纲；6、撰写初稿。

商务文书的写作技巧主要有六个方面：1、增加情感指数（就是增加对读者的关注度，情感指数的计算方式为：用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者的次数。增加情感指数的方法有：1、增加每二人称代词，如您、您们；2、增加第三人称专有代词，如消费者、纳税人、员工、大家等；3、增加读者的姓名；4、增加对读者的暗指，如请坐、请放心等。）2、努力做到“读者为尊”；3、进行有效反馈（如正面反馈、修正性反馈等）；

4、增加商务文书的时间紧迫性（时间的规范、准确、通用）；5、增加可性度；6、做到行文简洁（有五种方式：采用电报文体、另加附件、词句力求简单、多用主动语式、适当运用缩略词。）

以上就是我这次学习的一点体会，不到之处请同行们批评指正。

2014.05.22

第五篇：商务文书写作(一)

第一讲商务文书写作的概念

当今社会是市场经济社会，商务活动则是各种社会活动的基础。伴随着经济改革的深入发展，商务文书写作已成为当前应用写作的一个热点。企业内部的大部分沟通也是以商务文书的形式进行。这就需要结合企业的业务，为企业员工安排商务文书的培训学习。

本课程的内容涵盖了商务文书写作的基本技巧和范例，希望可以帮助学员掌握商务文书写作的步骤和方法；与此同时，总结了商务文书写作中常见的病例，突出强调了公文写作的规范性，以帮助学院在写作中能够有意识地避免这些错误。

一、商务文书写作概述

为了更有效地学习并运用有关商务文书写作的方法和技巧，让我们首先了解一下商务文书写作的基本内容。

（一）商务文书的分类

在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书，根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型：

1.按形式来划分

以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类：

? 固定格式的商务文书

常见的固定格式的商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言，这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。

? 非固定格式的商务文书

而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。

2.按内容用途来划分

以内容以及用途作为划分标准，商务文书则又可以分为以下两类：

? 通用的商务文书

常见德通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体使用得更为频繁，所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨论。

? 礼仪性的商务文书

而所谓礼仪性的商务文书，则主要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。

（二）商务文书写作的作用

正如前文所提到的，商务文书写作是很多人工作的一部分；而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。 《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。

从另一个角度来看，商务文书写作与其它任何文本的撰写一样，其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而需要强调的一点是，沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。如果理解了这一点，那么我们就可以认识到，在日常工作及生活中大家所普遍谈及的所谓“沟通的障碍”其实就都是来自于简单传递的单向沟通。 因此，在商务文书写作方面最为重要的一点就是要避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。

【案例1】

单向沟通的表现

日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子，比如说短信。在一般情况下，无论对方是否想接收短信，只要手机开着他就会收到，并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则通常难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误解。

（三）学习商务文书写作的关键

商务文书写作的核心内容包括以下几个部分，这些内容也就是本课程的主要构成： ? 商务文书的写作步骤以及相应的重点；

? 商务文书的写作技巧；

? 商务文书写作的注意事项；

? 商务文书写作应掌握的范例。

（四）商务文书写作的特点与要素

商务文书的写作与小说、网络上的博客以及出行的游记有着显著的不同，其特点与要素主要包括：

1.商务文书写作的特点

叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”，这个论述其实就提到了商务文书与标准公文（例如人民日报的社论、党八股等）相一致的规范性特征。

另外，唐宋八大家之一的白居易在某种意义上也是一个商务文书写作的典范，之所以这样评价，是因为白居易写文章何诗歌非常的直白和通俗易懂，少有引经据典，并不通过辞藻的堆砌来追求华丽的文风。

通过以上的比较，可以提炼出商务文书以下的特点：

? 简明

正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。

? 准确

而所谓“准确”，就是要求商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。

? 朴实

所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。

? 庄重

所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

? 规范

商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要但是却往往被大家所忽视。

2.商务文书写作的要素

商务文书写作有以下四个要素：

? 主旨

所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。商务文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。

在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。

? 材料

好的商务文书不是可以一蹴而就的，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。

例如在政府机关中撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。

在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。

? 结构

另外，好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。

在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。

? 语言

如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。

在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。

第二讲如何写出好文章（上）

在了解了商务文书写作的概述内容之后，我们来看看商务文书写作的以下六个步骤：

（一）步骤一：制定正确的行动目标

在撰写某一个商务文书之前，我们应该首先回到一个问题，即我们希望该文书的对象在收到文书之后采取怎样的行动；这个问题的答案也就是我们撰写商务文书的行动目标。

1.主动目标与被动目标

需要强调的是，这个行动的主体是收取商务文书的对方。因此，我们撰写商务文书说表达出来的意愿只能是一个“被动目标”，而对方的实际行动才是所谓的“主动目标”。

2.将被动目标转化为主动目标

正如前文中提到的单向沟通一样，大多数人在撰写商务文书时往往陷入到一个误区当中，即将自己的被动目标当成了主动目标——只关注自己的主观想法或者需要完成的工作任务，而忽略了接收文书的对方的感受。

认识到这样一个误区，将被动目标转变为主动目标，就需要在明确之前的第一个问题的基础上，再获取以下这个问题的答案：作为商务文书的撰写者的我们在乎什么？换而言之，我们从成功撰写商务文书、正确传递信息并获得对方实际行动的响应中，能够收获到什么成果。只有将我们在乎的内容与希望对方采取的行动形成一致，那么才能有效地把被动目标转化为主动目标。

【案例2】

有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件

在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定时间和地点之后发一个邮件告知所有的秘书。

这个邮件实际上就是一个商务文书，相当于一个通知。在撰写这个邮件的过程中，我们可以分析得到：总经理秘书的行动目标是“让所有的秘书都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，因为这样并不能确保所有秘书都按照要求来参会；而是应该进一步在邮件中要求所有秘书在会议前一个星期都对是否参加会议进行确认。

要写好这个商务文书，总经理秘书需要将其被动目标转化为主动目标：自己之所以在乎“所有秘书都按时参会”这个事情，是因为总经理交代自己组织这个会议，如果与会的秘书没有到齐，那么就意味着自己组织工作的失败；换而言之，自己希望在总经理面前有一个良好的表现，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员来得比较齐，所以需要他们给自己一个能否与会的确认。

【自检1-1】

请判断出围绕以下事件而起草的商务文书的行动目标：

（1）某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理汇报上个月的销售任务完成情况；

（2）某公司人事部门的一位员工为收集所有员工升位之后的身份证号码而给所有公司员工群发邮件；

（3）某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信，批评其恶劣的服务态度；为收集与该事件相关的信息，该副总经理着手给张丽发邮件，并抄送给其部门经理。

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见参考答案1－1

（二）步骤二：决定文章的正式程度

在这个步骤中需要把握以下的内容：

1.正式程度的判断依据：正式指数

判断在某一个商务文书中所应该采用的正式程度，可以应用“正式指数”来操作。所谓的“正式指数”主要根据以下三个问题所涉及的内容来确定：

? 商务文书的撰写者本身是否很了解目标读者；

? 目标读者的地位比商务文书的撰写者低吗；

? 商务文书的内容是好消息吗。

商务文书的撰写者应就这三个问题的实际情况在“1－10”之间来分别予以打分：如果特别了解目标读者就是10分，比较了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是给自己的下属写则为10分，平级则为5分，给自己的上级写则为1分；如果内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。

这三个问题的得分之和越低，则相应的商务文书应该越正式。

2.正式程度的表现

在了解了正式指数的内容之后，我们接着来讨论商务文书正式程度所表现的方面： ? 形式

这里所谓的“形式”，是指商务文书所采用的媒介的形式，例如发电子邮件、寄书信或者留便签等。不同的媒介形式，决定了商务文书的体裁、格式以及称谓等具体内容。

按照正式程度来划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，通常会给目标读者以受到重视的感觉；而一般的电子邮件、便签等则属于非正式的商务文书。

? 称谓

“称谓”就是对目标读者的称呼。

? 语气

而“语气”，就指是在撰写商务文书的过程中采取相对轻松愉快的口吻还是比较凝重严肃的口气的选择。

【自检2-1】

请分析并得出围绕以下主题而撰写的商务文书的正式指数：

（1）某公司总经理要组织各部门秘书共进午餐，要求其秘书代表自己给他们发送的通知邮件；

（2）某公司的一个普通员工发现经常有员工违反禁止在会议室里吃中餐的规定，于是决定写给行政部经理的一封投诉信。

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见参考答案2－1