水利工程档案数字化的制约因素与对策分析——以经济欠发达地区水利工程档案管理为例

文/嘉峪关市水利建设管理站 王恒

近年来，随着社会经济和信息时代的快速发展，水利现代化事业也在不断地向前推进。在水利工程建设管理工作中，工程档案是一项重要的内容，为了解决水利建设项目在建设、管理、监理、运营、维修等活动中所涉及的证据、责任、信息等档案问题，本文对其进行了分析。为了适应信息时代的迅猛发展，在工程建设领域开展档案数字化已然是一种趋势，也使工程档案逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化的转型升级，而加强传统载体档案数字化也已成为水利工程档案工作提质增效的必要手段。

水利工程档案的数字化就是通过录制、扫描等技术手段处理和存储磁盘、CD和其他介质上的数字文件。根据文件的内部条件在文件夹数据和数字文件之间建立链接[1]。通过利用现代信息管理技术，进一步加快水利工程档案的数字化进程，对推动水利工作具有重要意义。

（一）档案数字信息化为水利等各项工作提供即时服务保障。档案数字化是水利工程档案信息资源建设的基础，也是新时期水利工程档案工作转型升级的一个重要环节。通过档案数字化，可以进一步加强对原始文件的保护，降低其使用频率，提高技术文件管理的水平和效率。例如，2022年4月，为解决嘉峪关大草滩水库至世界文化遗产公园供水工程输水管线穿越农民土地纠纷事宜，嘉峪关市峪泉水利站申请查阅该工程途径峪泉镇镇域范围的有关资料，档案管理人员根据诉求从工程档案电子数据库中迅速调出了2017年10月由嘉峪关市水务局向峪泉镇镇府出具的《嘉峪关市水务局关于协调解决嘉峪关市大草滩水库至世界文化遗产公园供水工程输水管线途径峪泉镇镇域范围相关事宜的函》（嘉水函字〔2017〕124号）的PDF格式电子版，峪泉水利站凭此函快速成功化解了该工程穿越农民土地纠纷事宜。2022年5月，嘉峪关市公平竞争审查工作部门联席会议办公室就做好第三方评估工作相关事宜，要求我局提供文殊镇田家沙河水毁修复工程、嘉峪关市白沙河水毁修复工程、嘉峪关市峪泉镇沿山防洪渠水毁修复工程、文殊沙河水毁修复项目的招标公告、施工单位中标通知书、施工合同等相关内容的电子版。接到通知后，档案管理人员也是通过电子档案数据库迅速调出以上工程相关内容的PDF格式电子版，并通过邮件方式传输给了利用单位，为第三方评估机构开展公平竞争审查评估工作提供了即时的数据信息。由此可以看出，数字信息的超时空流动，使办公效率得以提高，更加体现了数字档案的方便性和快捷性。

（二）档案数字信息化是落实相关档案管理标准及新发展理念的要求。随着数字信息化在各个领域的蓬勃兴起，作为全国档案信息化建设重要组成部分的建设项目，档案信息化也得到了国家档案局和水利部的重视，为了适应当前数字信息化的快速发展需要，近几年发布并实施了相关标准和规范性文件，如《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）、《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（档发〔2016〕11号）、《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2021〕200号）等，这些标准和规范性文件中均对项目档案的信息化和电子档案管理作了相关要求和规定，建设项目档案数字信息化管理工作也有了重要的技术支撑。2021年6月28日，水利部部长李国英在水利部“三对标、一规划”专项行动总结大会的讲话中指出要推进智慧水利建设，构建水利智能业务应用体系。水利档案工作应顺势而为，积极顺应新发展理念要求和新时代发展方向，紧跟信息时代步伐，在管理过程中不断进行档案数字化探索和实践，将建设项目档案数字信息化和新发展理念要求落到实处。

（三）档案数字信息化为水文化建设提供助力。水利是经济社会发展的基础性行业，水不仅是农业的命脉，更是整个经济社会发展的命脉。政府在各个时期开展的治水工作历来都离不开水利工程的实施，而一批批水工程的建设实施又是一篇篇治水历史故事，其中凝结着建设者们的智慧和心血，由这些智慧和心血转化而来的数字化档案使档案信息资源的传递、利用更加方便快捷，它可以以文字、图片、视频等多种方式更加直观地反映水利工程惠民成果，反映水生态、水环境的变迁，反映各个时期的治水历史等，为水务部门今后做强做大水文章、做好水文化建设提供宝贵的资源。

嘉峪关市水利建设管理站（以下简称建管站）工程档案室现有工程档案11个类，共计1452卷册，涉及防洪防汛、河道治理、城镇供水排水、水土保持、维修养护、其他水利工程共44个项目。所有工程不论大小，均按照建设程序对其形成的资料进行收集、分类、整理。并根据水利工程建设项目文件归档范围，对项目在筹备、立项、招标投标、合同协议、勘察设计、征地拆迁等工程准备过程、施工过程、监理过程、竣工验收过程中形成的文件资料要求项目法人及各参建单位进行归档。现有工程准备阶段文件资料470卷，施工资料536卷，竣工图89卷/2101张，监理资料113卷，建设管理文件资料38卷，竣工验收文件资料39卷，其他资料167卷。

尽管工程档案的数字化工作开展了一段时间，并有相应的技术支撑，但由于地处经济欠发达地区，与经济发达地区工程档案的数字化相比还非常落后。当前就以经济欠发达地区水利工程建设项目纸质档案的数字化工作为例进行分析。

（一）基础业务工作薄弱。良好的纸质档案基础业务是开展档案数字信息化的基础，诸如健全的管理制度、井然有序的业务流程、质量合格的文件材料等。但实际工作中，水利工程所涉及的参建单位和部门数量多，这些单位和部门所承担的任务又各不相同，建设过程中所形成的数据和文件材料的质量均有不同，如文件材料原件的缺失、打印的文件字迹颜色不清晰、书写材料的不规范，签字、盖章不完备，竣工图折叠不标准等。有部分纸质档案甚至出现流程混乱、编号不科学现象，这些不利因素都将使项目档案数字信息化不能顺利进行[2]。

（二）对著录标准理解不到位。在编制水利工程档案目录时，为提取档案信息，要对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录。因负责著录的人员对档案著录专业知识的欠缺或者对著录的相关标准和要求掌握不够准确，出现了档案著录内容存在文件题名、案卷题名表达不准确，责任者、时间项、保管期限、起止页号和页数等条目方面的著录不标准等现象，造成著录结果的千差万别，目录数据著录质量不达标，继而加大了后续工作的难度和成本[3]。

（三）档案人才缺乏和技能不精。当前，人才力量仍然薄弱，受编制压缩、人员流动过于频繁、老中青的队伍梯次递进、自然轮换、有机衔接跟不上等因素的影响，导致档案人才断层现象仍在放大。水利工程档案数字信息化工作，需要的是既熟悉建设项目档案业务又熟悉数字信息技术的复合型人才，老同志虽然经验丰富、责任心强，但也面临着管理方法和管理理念的老化，也需要及时更新，虽然也定期参加诸如网络学习、脱产学习等方式的培训，但因老同志对吸纳新知识、掌握新技能、增强新本领的能力不足，受训效果欠佳。再者，技术的学习还需要一定时日的运用与熟练，短期内很难见效[4]。随着档案“存量数字化、增量电子化”的逐渐实现，档案管理从人工管理变成数据信息管理，管理模式发生了很大的变化，急需具备信息化技术的青年人才充实档案队伍。

（四）经费投入不足。档案数字化需要计算机、专业扫描仪、基础软件、系统硬件、网络基础、安全保障和终端设备等软硬件设备的支持。目前，水利建设管理站现有的设备陈旧、简陋不足，存在功能缺失和缺陷，有时会造成扫描档案不完整、不可读，关键信息不清晰及色彩偏差等风险。同时，因受地域经济发展、地方财政收入不平衡、专项经费不能保障等因素的影响，水利工程建设项目档案数字信息化的推进受到了制约，尤其是增量档案电子化目标的实现有一定的困难，这是因为存量档案数字化比较容易，在条件允许的情况下可以在本单位开展，也可以通过公开招投标的方式选取符合条件的公司进行外包来开展数字化工作。而增量档案电子化则需要较复杂的工作，如电子档案管理系统的开发与实施，难度比较大，且见效慢。

（一）常学常新，强化工程档案数字信息化意识。档案数字信息化是时代发展的要求，也是工程档案创新发展的契机。数字环境下的档案管理工作，要加强对新修订的法律法规和规范、标准的学习，例如每周邀请专业老师进行培训，培训后对相关业务知识进行考核。还要通过单位局域网、工程例会、文件转发、业务指导和培训等方式，积极向项目参建单位进行宣传，普及法律常识和数字信息知识，提升项目法人和工程参建单位及有关人员对数字档案重要性的认识，努力营造和构建良好的工程档案数字信息化工作氛围。

（二）开展工程档案管理过程数字化工作。管理过程数字化，即将档案管理过程由传统手工向数字化转变，其主要工作是电子档案管理系统的开发与实施。水利工程建设项目档案管理过程数字化就是通过软件开发与实施，实现从工程前期到工程竣工验收各个阶段的文件资料和档案管理，真正实现工程建设全过程对文件资料的跟踪和检查。合适的档案管理软件，使工程档案依靠安全的局域网，开展档案信息服务并有效实现工程档案信息资源的共享。例如，通过先进的电子设备实现档案目录检索，利用电子设备推进纸质档案存量数字化扫描、增量档案电子化工作，提高工程档案的有效管理。开展此项工作，可以借鉴和模仿同行或者是其他工程建设单位的先进做法，因为增量档案电子化是一项难度较大的工作，必须要结合地域实际和本单位实际，切不可在时机不成熟、条件不完备的情况下实施。

（三）重视工程档案信息安全。档案信息的安全与档案设备的安全同样重要，档案信息安全是档案工作的一个经常性工作主题。在档案信息建设中，要加强信息安全管理，采取有效措施和技术手段，确保数字档案信息管理系统的安全运行。例如，在重要的档案室安装电子监控设备，在电子设备上安装防盗软件，实时进行数据备份。这些都需要我们在实际工作中进行认真谋划，积极学习试点单位的先进经验，最终取得事半功倍的效果。

（四）加强业务技能培训。随着档案信息化的逐步推进和发展，由此形成的档案数字化业务、信息安全管理业务、电子文件长久保存管理等业务活动都迫切需要懂信息技术的人才，因此，要定期举办相关知识的培训，邀请专家到公司进行培训，或者外派员工学习。首先，要加强实操培训，尤其是要邀请信息技术高端人才结合某一建设项目进行实操讲解，带动档案从业人员学习的积极性和参与性，更好地满足他们对数字信息化知识的需求。其次，搭建专业档案实践的互学互通合作平台，开展融合档案和专业两个领域新技术、新知识的继续教育，进一步加强新形势下档案人才队伍建设，提升档案从业人员专业技能和业务水平。比如，甘肃档案专业继续教育平台就是一个很好的互学互通合作平台。最后，主动引进信息技术高端人才，通过高端人才的引进充实档案干部队伍，为水利工程档案数字信息化建设提供坚实的人才保障[4]。

档案数字化给管理和利用带来了极大的便利，不论是档案管理者还是档案利用者都深有体会。尽管数字化工作很繁琐，但数字化成果切实提高了利用者的满意度，这无疑是对档案工作根本目的的最好诠释，也是对档案工作者的最好馈赠。因此，作为档案工作者，就要与时俱进，改变传统的工作模式和理念，不断学习和掌握当前先进的信息技术手段，努力提高水利工程档案数字化技术水平。

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