物资采购管理制度3（完整）

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物资采购管理制度

《试  行》

1、范围 

本制度适用于公司各种原材料、备品备件、辅助材料和低值易耗品、劳保用品和设备的采购管理。

2、职责划分 

2.1   采购部归口公司总经理管理。负责公司主、辅材料等统一采购工作，实行统一计划、统一进货、统一供应的管理。其主要职责如下：

①分析物资市场上的品质、价格等行情；

②寻找物资供应来源，对每项物资的供货渠道加以调查和掌握；

③与供应商洽谈，并安排对供应商的考察，建立供应商的资料；

④要求报价，进行议价，有能力可进行估价，并作出比较；

⑤采购所需的物资；

⑥查证购进物料的数量和品质；

⑦对供应商的价格、品质、交货期、交货量等作出评估；

⑧掌握公司主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制采购成本；

⑨拟定采购合同，并按合同管理办法的规定程序进行审核批准。

2.2 财务部对物资市场进行独立询价，负责对材料部的采购价格进行审核。

2.3   财务部参与对采购合同的会签,具体从资金安排方面进行确认,并负责采购结算、审核票据、付款和审核计划用量是否与采购一致。

2.4 行政办从整个公司管理角度对采购合同进行控制和把关

3、采购作业方式

采购部可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

3.1   招标采购

对公司所需的各种非紧俏大宗物资，采用招标采购的办法。招标采购的开标必须至少有三家供应商从事报价投标后方能开标。对于金额在5万元以上原材料的采购，尽量采用招标采购的方式（议价采购的物资除外），经预算部、财务部组织评标后确定中标供应商。

3.2   议价采购

对于生产中使用量很大，但市场竞争不够充分的物资，采用议价采购的方式进行。

3.3   长期报价采购

凡经常性使用，且使用量较稳定的物资，可以从公司的合格供应商目录中选定一家或多家供应商，签订较长期的供应协议。在公司采购计划或请购的需求得到批准后，材料部根据对方发出报价单生成采购订单，预算部、财务部审核后实施采购。

4、采购业务流程

4.1   采购业务应遵循的原则

采购部应根据施工计划、材料消耗定额、结合库存情况制定物资采购计划和用款计划，作为物资采购的依据。

物资采购计划中一般应列有材料的名称、采购数量、金额、及用于相关的工程名称等项。

多个工程同时开工的情况，应采购紧要材料。不在材料单计划内或未提材料清单的情况下，采购一律不予采购，若是工程急需，工程负责人必须电话通知总经理，由总经理安排采购，事后必须补齐手续。

采购部应严格按照各种业务采购流程和授权进行分类分级审批，由财务部负责物资采购价格的监督，工程仓库负责物资的质量验收，行政办负责采购业务流程的监督。

对于原材料、备品备件等重要物资的采购，以及采用长期报价采购方式的采购业务，事前必须对其供应商进行评价，如果没有充足的理由，不允许从未经评价或评价不合格的供应商处采购以上物资。

4.2  采购业务流程

4.2.1   以下所界定的采购合同审批流程主要是针对大宗的采购物资，其界定为金额在1万元以上；
在1万元以下的物资采购可以不用签订正式采购合同，根据长期报价采购的方式直接发出采购订单，经预算部审核后直接采购。

采购订单审批流程

4.2.2   对于与客户签订的长期采购合同，根据合同规定和公司经审批的采购计划，由材料部填写采购订单。对于采用合同方式确定的采购，订单根据采购合同发出，对于在合同中已确定价格的，可以由材料部直接向供应商发出采购订单；
对于在合同中未确定最终价格的，发出的采购订单须经过总经理的审核。

采购订单审核后，采购部门以传真等书面的方式将经审核的采购订单传递给供应商，并进行确认。

5、其它规定

5.1、购买材料的运费等，应在相应的购买材料批次中注明清楚，不得单独报此类费用帐。

5.2、对直接送到施工现场的材料，由工程部指定的材料库管员及时办理入库手续，采购部相关人员应催促工程部项目经理在1-3天内将供货单位盖有公章的送货单交到采购部，由采购部相关负责人及时交到财务部(备注：送货单、入库单上需有项目部经理签有“数量属实”字样为准；
入库日期以送货单上的日期为准)；
如工地在外不能及时将原件交回的情况下，应及时将有项目经理签字的送货单、入库单传真到供应部，供应部相关负责人应持传真件及时转交到财务部（入库日期以送货单上的日期 或传真日期为准）。原件应后补交财务。

5．3、提货前必须对所购货物进行检验，在确保材料质量、数量准确无误时按约定付款，并向对方索取材质证明书和发票。若所购材料不符合采购计划要求，则属采购员责任，由此造成的退货损失（包括运费）由经办人负担。

5．4、材料不能按时提供，材料采购员通知项目现场管理负责人，以便现场管理员安排其他工作，以防影响工程进度。

5．5、对于多采购的材料，现场材料管理员应及时通知采购员办理退货处理，采购员应将由对方签收的退货单交到财务，如退现金应及时将退款交回财务。如采购的材料不能退回，对相关责任人相应处罚。

5.6、采购部应当不定期配合财务部与供应商核对应付帐款、预付帐款等往来款项。

5.7、采购部在每月的15日、30日将材料供应商的采购价格以报表的形式交到财务部；
如对于采购的大宗材料签有采购合同的情况，应将采购合同原件交到行政办。

5.8 采购部相关负责人应将供货单位的发票（增值税专用发票或普通发票）及时交到财务部（以对方开发票的日期为准）。

7 采购监督

公司行政办联合财务部组成检查小组，对采购部的采购业务进行定期和不定期的监督检查，检查相关部门和人员在采购业务中是否存在违反程序、超越权限、以权谋私、假公济私或疏于职责的违规违法行为。并对检查出的违规违法行为提出处理意见。最后由总经理作出处理决定。

8 本制度由公司行政办负责解释。

9 本制度在总经理办公会谈论通过后，自发布之日起施行。

物资采购计划表

工程名称：                                             年 月 日

审批：                             审核：                     制表：