大数据背景下事业单位档案信息化创新路径研究

摘 要：大数据时代，事业单位档案信息化面临着新的机遇，从模式上来看，数字档案室建设成为创新的发展方向；
从技术创新上来看，需要加快人工智能技术在档案管理工作中的应用；
从服务对象上来看，需要不断满足人民群众日益增长的对档案信息的需求；
从信息安全上来讲，需要建立人防技防相结合的信息安全保障体系，以期更好地推动事业单位档案信息化高质量发展。

关键词：大数据；
档案信息化；
创新路径

随着档案信息化建设的推进，档案管理模式已经进入数据时代。目前，学术界对机关事业单位信息化建设的发展方向探讨已久，但大多数从资源、技术、人才等方面进行分析，少有从宏观角度进行系统梳理，归纳总结档案信息化建设的发展方向和着力点。本文试从模式转型、技术革新、服务方向和安全保障环节给予研究，以期提供可参考的样本。

1 模式层转型：数字档案室建设成为创新的发展方向

《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称“《规划》”）提出，要“加速数字档案馆（室）建设”，并对综合档案馆、机关、企业事业单位等的数字档案馆、数字档案室建设进行部署。数字档案室建设也成为了事业单位档案信息化的主发展方向。

1.1 加速数字档案馆（室）建设是实现档案信息化目标的重点任务

电子文件归档和电子档案管理是档案工作中需要解决的突出问题。通过电子文件的试点地区的经验来看，档案信息化向数字化转型已成为大势所趋。但是许多单位都是因为数字档案馆（室）和电子档案管理系统的不完善不达标，导致电子文件收集利用工作无法达到应有的效果。数字档案馆（室）具有提高档案管理效率、提升档案利用水平等功能。新冠疫情期间，数字档案馆（室）在各机关、企业事业单位远程办公、快速调阅档案中发挥了重要作用。因此，数字档案馆（室）建設既能有效解决档案工作发展不充分、不平衡的问题，又能使档案工作与地区发展水平相适应，与各单位档案信息需求相适应，最终使各地档案信息化水平与国家档案信息化整体水平相适应，从而推进档案工作高质量发展，形成与新时代中国特色社会主义事业相适应的档案事业发展新局面。

1.2 加速数字档案馆（室）建设也是新时代的要求

随着我国经济的发展，经济转型升级成为必然要求。“互联网+”、大数据、人工智能技术迅速发展，网络强国、数字中国、智慧社会建设如日方升。电子政务与电子商务方兴未艾，工业互联网、智能制造业蓬勃发展[1]。电子发票在我国不断推广，信息技术正在深入人类生产生活各个方面。信息技术的发展给档案工作数字化转型带来巨大挑战。《规划》指出，“新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。”通过信息化转型，确保电子文件的真实、可靠、完整和电子档案的安全管理，是档案事业发展的必然要求。

2 技术层创新：加快人工智能技术在档案管理工作中的应用

近年来，人工智能技术呈井喷式发展，在诸多领域引发变革，也成为事业单位档案信息化建设的技术支撑。

2.1 提升档案数据化水平

“数据化”是近年来在档案行业被反复提及的热门词。档案数据化旨在将图像、声像等档案中的内容识别成计算机可编辑、处理、分析、检索的信息。档案数据化工作又可具体分为纸质档案数字化副本OCR（光学字符识别）、照片档案数据化、录音档案数据化、录像档案数据化4种场景。在国家档案局大力实施“存量数字化、增量电子化”战略的背景下，部分部门在完成纸质档案数字化工作的基础上，纷纷启动了档案OCR全文识别工作。国家档案局因势利导，于2019年12月出台《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》，标志着该项工作在档案行业已全面启动。基于人工智能技术的OCR在简体印刷文字方面的识别率已达98%，为持续开展OCR工作提供了技术保障。同时，语音识别技术发展迅速，基于标准普通话的语音识别率已达97%。人脸识别技术也不断成熟，已广泛应用于安防、金融认证等方面。随着影像技术的不断发展，存储成本降低，数字录音、数字录像档案存量不断增长。

2.2 有序推进分类与划控工作

归档分类和划控鉴定是两种工作场景，但从技术角度来看，有相同之处。分类与赋予保管期限工作一直是档案管理领域的基础性工作，但由于重视程度不够、专业人员匮乏等原因，该工作一直是部分基层档案部门面临的比较棘手的问题。通过人工智能技术辅助缺乏经验的档案管理工作人员开展归档分类工作，可解决基层档案部门的难点问题，提高归档效率与准确性，具有一定的实用价值。划控鉴定工作难度大、风险高、责任大，且相关专家人数少，标准不统一，在一定程度上阻碍了档案的开放工作。当前，已有档案部门率先开展基于人工智能技术的研究与应用工作，如中国移动通信集团江苏有限公司基于TextCNN（利用卷积神经网络对文本进行分类的算法）人工智能算法开展档案保管期限鉴定工作。

2.3 推进档案影像修复着色工作

在中华人民共和国成立70周年之际，中央档案馆公布了迄今关于开国大典时间最长、内容最完整的彩色录像档案，在网络上引起了巨大轰动。该彩色录像档案被各大媒体转载报道，仅24小时浏览量就达到3.2亿次。同期上映的电影《决战时刻》斥巨资将开国大典黑白影像修复为4K彩色影像，也同样引起了较大的社会反响。虽然修复着色后的档案影像在一定程度上改变了其原貌，甚至无法再将其作为档案，但是在信息时代下，清晰彩色的历史影像不仅能增强人们对历史的好奇心和兴趣，激发人们的民族自豪感，还能充分发挥档案在爱国主义宣传、教育等方面的作用。因此，档案影像修复着色工作具有一定的社会效益。机关事业单位可以将档案影像修复技术应用于工作实践，对单位重大活动的影响资料进行修护着色，有利于提升档案工作的魅力。

2.4 智能安防工作

当前，智能安防技术已发展得十分成熟，从2005年开始启动的平安城市建设，到2011年启动的智慧城市建设，以及天网工程、“雪亮工程”等安防重点项目处处可见人工智能技术的影子。作为数字档案馆的一部分，许多档案部门已将智能安防系统纳入规划、建设内容之中。当前，先进的智能安防系统多采用集人脸识别、步态识别、人体特征识别、语音识别等于一体的多模态识别技术，进一步提高了智能安防系统的安全等级，为档案安防工作提供了更好的技术保障。

3 服务层建构：满足人民群众日益增长的档案信息需求

进入新时代，我国社会主要矛盾转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾，不断满足人民群众日益增长的档案信息需求也逐步成为档案工作的根本出发点 [2] 。

3.1 坚持需求导向，基础建设不放松

以满足群众利用需求为目标，将接收、征集和接受寄存相结合，主动、全面收集各种门类和载体档案尤其是民生类档案，进一步丰富馆藏内容、优化馆藏结构，为群众提供更加丰富、充实的档案信息资源。以数字档案馆发展为契机，以信息技术为依托，提升档案信息管理软硬件配置，深入优化档案全文数据库和目录数据库，不断提高档案信息化管理水平，为群众提供更加多样、便捷、全面、精准、高效的利用服务。修订完善档案利用制度和流程，不断提升工作人员业务水平和服务意识，配备必要的便民设施设备，优化调整服务大厅功能分区，为群众提供更加温馨、满意的利用环境和体验。

3.2 推行预约服务，查档群众不“跑空”

在政务服务网和门户网站公布预约查档注意事项，推行预约查档服务。凡需查档人员，可通过电话、邮件、网络平台等形式向单位提出预约查档申请，说明查阅目的和内容。工作人员接到申请后即开展信息检索，确认有无相关档案、是否可以利用，并将检索结果主动告知申请人。如所需档案符合利用规定，则详细说明查档流程，并提前做好调卷、复制、签章等工作，申请人可根据预约时间前来领取。实行预约查档服务，切实帮助申请人避免了空跑路、多跑路、等待久的问题，降低了申请人的时间和出行成本。

3.3 进行“换位”思考，查阅内容不遗漏

强化窗口工作人员服务意识，引导其换位思考，设身处地理解查档群众所需所盼和利益诉求，真正做到热情接待、认真查找、耐心解释、周到服务。在群众所提供的档案信息不全、有误或模糊时，帮助分析档案的形成时间、责任主体、关键词等要素，排除错误信息、捋清逻辑关系，面向所有全宗和档案类型查找，在相关档案中逐卷、逐件排查，确保如在库必查到，避免错查、漏查；
如确认群众所查档案不在馆内，则帮助分析档案可能保管之处，必要时帮助群众询问有关部门或其他档案馆，尽可能让群众少跑路、有结果。

3.4 共享档案资源，异地查档不受阻

借助数字档案资源共享平台、政务服务网，逐步完善门户网站数字档案利用功能，签订数字档案资源共享协议，着力构建档案远程查阅利用服务体系。通过政务服务网，及时办理各地群众在线提交的查档申请，通过数字档案资源共享平台，向群众提供查阅利用服务。档案利用突破空间限制，更加人性、便捷、高效。

4 安全层保障：建立人防技防相结合的信息安全保障体系

4.1 着眼于事业发展，持续把好人员关

档案工作具有政治性、保密性、专业性，档案工作人员必须政治上可靠、能力上过硬、业务上熟练，要本着对党和国家、对档案事业负责的态度选好用好人员。一是在选拔上坚持标准。要把政治能力强、工作标准高、业务能力强作为选拔标准，坚持德才兼备，打造一支经得起时代检验的档案干部队伍。二是真心帮助关心档案人员。档案工作是默默无闻的事业，机关领导要时刻把握档案人员的思想动态、工作情况、生活状况，及时了解他们的愿望和呼声，做到工作上支持、生活上关心，帮助他们解决实际困难，激发其工作热情和责任感，更好地投入到档案工作中去。三是科学管理好档案人员。要持续加强经常性教育，尤其是政治教育、保密教育，正确处理集体利益和个人利益的关系，自觉弘扬正能量。要加强纪律建设，自觉守好底线，打造一支经得起检验的档案保密队伍。

4.2 加强教育引导，筑牢档案保密的思想长城

近年来，一些机关事业单位发生了档案的失窃密事件，有的直接损害了人民群众的切身利益和党委政府的形象，教训十分惨重。因此，机关事业单位要着力把思想防线建设摆在突出位置。一是持续加强保密知识教育。要把档案法、保密法列入继续教育必修课程，常学常新，教育引导档案人员底线在哪里、红线是什么，解决不敢泄密的问题。二是加强保密能力建设，目前，随着大数据等技术的强力推进，对档案安全保密工作的技术要求越来越高，作为新时代的档案工作者，必须具备一定的信息化防御技术。事业单位要把信息技术课程列入机关讲堂的重要内容，培养全单位人员的信息化防御技能，解决技术上的“卡脖子”问题。三是加强保密意识的教育。以近年来的反面典型为教材，定期开展保密警示教育活动，或者深入廉政教育基地，使档案人员时刻保持思想上的清醒。

4.3 优化安全保密举措，彻底消除安全漏洞

伴随着信息化系统的使用，档案管理牵扯的部门和流程增多，加强保密管控的环节也相应增加。要常态化地开展防范工作，把隐患消灭在萌芽状态。一是完善档案安全设施配备。要加强对信息化软硬件安全设备的升级改造，着力加强对存储系统、防火墙、杀毒系统、防水墙、身份识别系统的提升强化，建立从上到下、从点到面的安全防护备份系统。要加强对网络隔离的技术改造，实行三网隔离，主要是局域网、政务网、外网之间实行系统隔离，避免产生漏洞，政务网与因特网之间实行逻辑隔离。在局域网加强安全系统防护，比如身份识别、防水墙等，确保档案保密信息和外网完全隔离，在技术层面全面夯实信息安全的基础。二是优化安全管理制度。主要是加强设备管理、操作人员、数据分析、管理权限、应急保障等方面，在档案的产生、收集、存储、利用等各环节，都严格落实安全保密管理规定。其中，档案信息系统落实“三员”管理，档案管理员、系统维护员、安全监督员各司其职；
数字档案馆核心网络实行实名准入制度[3]，所有的人员、终端、设备进入系统必须得到授权；
纸质档案数字化外包项目严格落实安全管理制度，并接受第三方的监督检查。三是加强日常监管，确保各项措施落实到位。安排专人定期巡检机房和设备，发现故障和问题及时解决。对所有馆藏档案数据采用在线和离线的方式进行多套备份，定期开展一次应急演练，模拟各种网络和信息安全突发情况。在重要节日、重大活动前后，安排人员进行24小时网络安全值班，防止和及时处置网络安全事故。

参考文献

[1]蒋术.企业档案工作数字化转型现状·问题·對策[J].档案天地，2021（05）：10.

[2]王善柏.建设满足人民群众利用需求的数字档案馆[N].中国档案报，2020（07）：23.

[3]顾岱鸥.浙江舟山市档案馆 加强网络与信息安全筑牢档案安全防线[N].中国档案报，2021（08）：02.

作者简介：刘海旭（1985— ），山东省卫生健康委员会医疗管理服务中心馆员，研究方向：事业单位档案管理。

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