规范运行程序提高办文效率

陈晓玲

摘 要：在进入到二十一世纪之后，公司严格按照《中国共产党机关公文处理工作条例》作为工作指导，通过规范运行程序进一步提升办公效率，并且使办公室工作处理逐渐向着科学化、合理化、制度化的方向发展，進一步促进工作质量的提升。

关键词：办文效率;办公室文员;规范运行程序

一、制度上求“严”

办公室的工作质量，是由其自身的内部运行机制所决定的。针对此种情况，笔者发现通过规范运行程序，加强对内部的制度管理，能够进一步提升办公室公文处理的效率与质量。首先需要对工作制度进行完善。在进入到新时期以来，笔者所在的办公室积极贯彻落实《中国共产党机关公文处理工作条例》，除此之外还结合本单位的实际情况，对会议、文件的内容以及形式进行精简，但是保证其内容不变，除此之外还对领导同志的事务性活动进行了规范通过一系列制度的确立，对公文模拟、公文审核等各个步骤进行了精简，并且对执行程序进行了更加严格的规定，将办公室公文处理的工作纳入到制度建设中来[1]。各项制度在进行实时的过程中需要能够做到实事求是、可操作性强、效率高等特点。其次是需要对办文体制进行改革，严格地实施归口办理。对于重大的办文事项要进行严格的规范，重大的办文需要向直属领导轻视，一般情况下都是按照相应的程序来进行办理，并且需要保证自首文书二日之内送达相对应的部门或单位。禁止出现多头呈送以及直接送达直属领导进行审批，对于报文过程中不符合相对应程序以及操作规范的均不予以审批。最后一点是需要加强检查督办的力度，确保制定的各项制度能够落实到实处。不定期组织检查小组对各个单位、各个办公室制度实时的情况进行检查，并且将检查结果以报告的形式进行汇报。对于违反规章制度的单位需要进行通报批评，并且帮助其规范运行程序，通过检查力度的提升能够进一步促进各项办文制度的实施，提高了办公室办文的效率与质量[2]。

二、质量上求“精”

为了能够进一步减少相关领导批阅和修改公文的难度，应当对公文进行内容规范以及实施高效的运行程序，需要在公文质量上进行严格的把关，详细的操作包含以下几点：首先需要加强办公室人员队伍素质的培养。文件的质量将会在很大程度上是由办公室人才队伍的素质所决定的，这就要求文件的制作与发放人员拥有良好的政治素养以及职业素养。在保证文秘写作扎实，文风朴素的同时，通过培训，进一步提高相关人员的写作能力，进一步优化人员配置，为未来的文书写作与传送打下良好的基础。除此之外还需要对文书的起草进行严格的控制。公文起草工作将会直接决定公文自身最终的质量，除此之外起草的大方向是否正确也会影响到整个办公室的办文效率，针对此种情况，笔者认为应当对公文的起草有着足够的重视。对于一部分较为重要的文件，应当根据办公室的实际情况组建一个强有力的写作小组，在对写作目标充分研究的基础上进行起草;对于其他部门的文稿起草工作应当提供一定的帮助，派出优秀的写作人才帮助其进行文稿的起草工作，通过不断的练习来提升自身的起草能力。对于本部门内进行转发的一般公文，如果公文的质量以及内容不符合要求，需要进行大规模更改，就需要将其退回重新拟定、写作，指导其达到合格标准线为止[3]。第三点则是要进行严格的校准。详细的校准内容主要包含以下几方面：首先是注重公文写作的依据。在起草阶段需要工作人员提供相关的起草依据。在进行写作之前需要掌握写作的大方向，对于拿不准的需要询问领导的意见;对于贯彻上级会议指示以及文件精神的，都需要对会以所提供的文件进行详细的审核;除此之外在公文写作的过程中涉及到相关法律条例的，应当积极的询问相关的法律顾问与专家，要做到万无一失，并且参考相关的文献资料。

除此之外应当注重公文的实效性，主要是需要保证公文的内容符合国家发展的大方向并且无任何漏洞的出现，能够切实可行的实现目标，语言的表示准确、接地气，文字顺畅、无病句、错字的出现;格式一定要保证正确，主体要显眼，使人能够在阅读公文的过程中能够对内容一目了然。应当加强校准的质量，减少校准所使用的时间，在这个过程中力求做到三核对，在进行公文送达之间进行核对，在领导签字之后进行第二次核对，在进行引发之前进行第三次核对，通过严格的核对保证公文不会有任何问题的出现，并且是其内容符合工作的需求。最后一点是需要对签发进行严格的把关。签发文件是公文最为重要的一个环节。在对领导进行公文签发之前，文书以及拟稿人需要进行核稿工作，相关办公室的领导需要对公文进行签字核实;在进行重要公文的签发工作之前，办公室领导需要对公文进行审核。但是在实际的签发过程中有一部分的文书篇幅较长，为了进一步减少领导阅读与审批所使用的时间，在进行文书写作的过程中对重点内容进行标记，方便领导进行阅读，并且提升自身的办文效率，减少写作过程中出现的失误[4]。更为重要的是，在文书签送的过程中，应当按照领导职位由低到高的顺利依次进行签送，进一步防止文件签送成为了一种形式，谨防倒送的出现。

三、结束语

根据上文的论述，通过规范运行程序，能够进一步提升办公室的办文效率，不过在这个过程中还需要注意办公室不积压公文、不拖欠公文、不耽误公文的签送，实现各个办文环节之间的有效衔接。每一份文件的写作以及签送，都会有相关的负责人进行管理以及校准，并且需要对领导的工作方向有着详细的了解，严抓文件起草以及写作过程中的大方向，提高文稿写作的质量，减少文件写作过程中出现的失误，为此需要在保证公文质量的前提条件下，进一步提升工作的节奏，从而实现办文效率的提升。

参考文献

[1]郭百高，胡业飞，张业辉.规范运行程序，提高办文效率[J].秘书工作（01）：31-32.

[2]蒋丽华.规范公文制发程序，提高公文办理效率[J].秘书，2016，34（5）：00221-00221.

[3]张晓鹏.提高办文效率的几点尝试[J].2004（1）：29-.

[4]刘龙军，李丽娟.提高公文质量，规范办文程序[J].办公室业务（23）：15.

（作者单位：龙岩烟草工业有限责任公司）