人员档案管理制度7篇

人员档案管理制度第1篇第一章、总则第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的.作用，更好地为怡通集团各项工作下面是小编为大家整理的人员档案管理制度7篇,供大家参考。

人员档案管理制度 第1篇

第一章、总则

第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的.作用，更好地为怡通集团各项工作服务，特制定本管理制度。

第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

第三条：本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。

第二章、管理职责

第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责——

a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；

b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；

c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作；

d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作；

e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。

第五条：集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。

第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；
负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。

第三章、人事档案内容

第七条：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：

a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）；

b、考核、考察材料；

c、奖励及处分材料；

d、培训记录及外训协议等材料；

e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料；

f、其他可供企业用人参考的资料。

第四章、档案编号管理

第八条：各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每100个档案做一个标记，方便查找。

由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换编号（转出单位办理离职手续）。

第五章、人事档案的收集与整理

第九条：日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、职务任免、岗位/待遇调整表、续签合同等材料。

各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内（试岗期结束），必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

第十条：各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。

1、新员工报到时

新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号（口取纸）员工姓名、性别。结束试岗期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；
⑵ 身份证（双面都印在同一页上，A4纸）学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；

2、员工办理正式入职手续时

员工结束七天试用期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

（1）《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；

⑵ 身份证（双面都印在同一页上，A4纸）学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件

3、员工办理转正手续时

员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：该员工的《应聘求职表》、《试用期考评表》；
《劳动合同》、《保密协议》；

4、员工办理调动手续时

各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内将员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有：《岗位/待遇调整表》；
⑵、《工作交接表》；

⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；

5、员工办理离职手续时

各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：该员工的书面离职申请书；
《离职清算表》⑶、《离职申批表》；

⑷、《员工离职工作移交表》；

⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》。

第十一条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围：本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。

第十二条：在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

第六章、人事档案的借阅与移交

第十三条：凡借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记表》，由人力资源部门的负责人核实理由，经企业管理部领导签批后，方可借出，借出的档案必须在7天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。

第十四条：
人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。

第七章、其他规定

第十五条：凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临时员工）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。

第十六条：档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。

第十七条：不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。

第十八条：集团人事部定期或不定期地对各子公司的人事档案管理工作进行检查与督导，检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的，视情节轻重，处罚人事档案管理员50—200元，其所属各子公司领导负连带责任，处罚100—200元。

第十九条：各子公司人事档案管理人员是定岗管理，凡与原人事档案管理人员的变动（包括换岗、离职、增减其他工作量）的，必须报经集团企业管理部，批准后方可执行，否则直接处罚当事人50—200元，各子公司相关领导承担连带责任，处罚50—200元。

第二十条：奖惩投诉

员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下可以越级投诉，也可以直接投诉到集团人事部。

受到投诉的奖惩在抽查时可暂停，待调查清楚后再予以处置。

1、投诉调查结果属实的，撤消原奖惩决定，可以对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。

2、投诉调查结果不属实的，维持原奖惩决定，并对投诉员工进行教育，要规范其行为和思想，注重事实；
若纯属造谣生事的，可以对投诉员工予以行政记过处罚。

第二十一条：本制度最终解释权归集团企业管理部。

第二十二条：本制度从下发之起实施。

人员档案管理制度 第2篇

第一章总 则

第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。

第二条 员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。

第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。

第二章 人事档案归档范围和要求

第五条归档范围

(一)在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

(二)鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料;民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。

(三)审计工作中涉及个人的有关处分材料。

(四)成人教育(大中专)、党校、学生(学员)登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

(五)评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

(六)政审工作中形成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

(七)更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料;个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

(八)党、团组织建设工作中形成的有关材料：

1、中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料;取消预备党员资格的组织意见，退党材料。

2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

3、加入民主党派的有关材料。

(九)表彰奖励活动中形成的有关材料：

劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

(十)纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料;处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告，本人检查、交待、对处分决定的意见;撤消处分的有关材料;法院判决书;复查甄别报告，决定(结论)、上级批复等。

(十一)任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料：任免审批表;考察材料;军队转业干部审批表;授予(晋升)军(警)衔审批表;转业鉴定;定职、定级材料;离退休审批表等材料。

(十二)考试录用形成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。

(十三)办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表;享受专家特殊津贴的呈报表;解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。

(十四)办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料：因公出国(出境)审批表、备案表;因私出国(出境)审批表等材料。

(十五)参加区县级以上(包括区县级)党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。

(十六)健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。

(十七)其它起重要依据作用的材料。

第六条收集方法

(一)为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的内容。

(二)建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。

(三)有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。

(四)人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。

人员档案管理制度 第3篇

1.目的

规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。

2.适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

3.职责

公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

4．程序

4.1 员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以HR信息管理系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保密员工的信息资料。

4.2 档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：

身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。

4.3 员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档案代保管服务机构进行代保管本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参加中国共产党、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。

4.4 档案资料收录：员工在职期间，管理部门应及时将员工的动态变动材料收录入个人的纸质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。

4.5 本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。

4.6 调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出管理部门、需管理部经理批准。

4.7 所有调阅档案，均需登记备案。

4.8 离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以上销毁。

人员档案管理制度 第4篇

一、非本馆工作人员未经许可不得进入库房，因特殊情况需要进入库房，必须经馆长批准并进行登记后，由本馆工作人员陪同方可进入。

二、未经批准，任何人不得私自将馆藏档案携带出馆，不得私自复印、摘抄、传播、盗窃、出卖具有内部涉密的档案内容。

三、档案工作人员不得超越职责范围，私自为他人查阅、摘抄、复印、拍摄、外传档案文件;不得在任何场合与任何无关人员谈论馆藏未开放档案的内容;不得向无关人员透露馆藏档案资料的存放情况;不准以通信等任何方式泄漏密级档案内容;未经领导批准，不得复印、摘抄机密或绝密文件;不得任意将案卷带出档案库房(室)。

四、档案工作人员因工作需要摘抄、复制、拍摄的档案材料，凡使用完毕应集中存放，需要作废的，必须亲自及时的予以销毁;工作中形成的带有字迹的废纸，不得随意乱丢乱放、带出馆外或作废纸变卖，禁止将档案内容抄于个人笔记本上。

五、档案工作人员与利用者应做到：不该问的不问，不该看的不看，不该说的不说，不该记的不记;不在不利于保密的地方存放机密文件、资料;不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密;不在普通电话、明码电报、普通邮电局传达机密事项;不携带机密材料游览参观、探亲、访友和出入公共场所。

六、凡查阅密级档案，应严格手续，按保密规定掌握使用，并严格控制查阅范围，未经有关领导批准，不予查阅。利用一般档案时，未经接待人员同意，查阅人员不得擅自抄录、复制;从本馆抄录的档案内容，未经本馆批准，不得擅自对外公布或印刷出版;调阅未开放档案和有关机密档案以及复制限制件，须经区有关领导批准，方可查阅。利用涉密档案，要严格审批手续，控制使用，不得擅自开放或扩大利用范围。

七、实行严格的档案资料查借阅制度和归还核对制度，接待外调人员查阅档案实行监阅，档案资料用毕及时入箱入库保存。档案的降密、解密，按国家有关规定办理，任何人不得自行其事。

八、档案工作人员变动时，要认真办理交接手续，离职后不得泄露党和国家机密。

九、本馆工作人员有责任、有义务和一切危及馆藏档案资料秘密的言论、行为做坚决斗争。发现秘密档案资料丢失或被盗，应立即报告有关领导并及时查追。

十、对违犯《档案法》、《保密法》或本馆有关档案保密制度，丢失或擅自提供档案、泄露档案秘密的行为，本馆将视其情节轻重给予纪律处分，甚至依法追究刑事责任。

人员档案管理制度 第5篇

1. 养殖场应当依法向县畜牧兽医局备案，取得畜禽养殖代码，作为养殖档案编号。

2. 养殖场养殖免疫档案，需完善以下内容：免疫记录、诊疗记录、生产流水日报表、病死畜禽无害化处理表、饲料添加剂使用记录、兽药使用记录、兽药疫苗采购记录、药物添加剂及限用添加剂使用记录、生产销售记录、饲料采购记录、标识使用记录等。

3. 养殖场需妥善保管养殖免疫档案，每年一月底前将上年度动物防疫条件情况和防疫制度执行情况向发证机关报告，养殖档案保存时间不得低于2年。

4. 养殖场所停业后，于停业后30日内将《动物防疫条件》交回发证机关注销。

5. 《动物防疫条件合格证》丢失的，于15日内向发证机关申请补发。

人员档案管理制度 第6篇

一、目的：

为了更好地开展职业病防治工作、维护广大职业人群的身体健康，保证健康监护档案和职业病诊断档案资料的连续性和完整性，更好地为公司员工服务，按照《中华人民共和国职业病防治法》、《职业病诊断与鉴定管理办法》及《职业健康监护管理办法》的要求特制定从业人员职业健康档案管理制度。

二、档案资料的归档范围：

1. 健康监护档案内容

1.1 健康监护档案册。

1.2 职业健康体检结果报告。

1.3健康体检综合分析报告。

1.4职业健康体检复查人员名单及复查结果报告。

1.5职业病观察对象和职业禁忌症处理意见书。

1.6从业人员职业健康监护档案包括劳动者的职业史、既往史和职业病危害接触史；
相应作业场所职业病危害因素监测结果；
职业健康检查结果及处理情况；
职业病诊疗等有关个人健康资料。

2. 职业病诊断档案

人力资源部应建立职业病诊断档案并永久保存，档案内容应当包括：

2.1职业病诊断证明书；

2.2职业病诊断过程记录

2.3用人单位和劳动者提供的诊断用所有资料；

2.4临床检查与实验室检验等结果报告单；

2.5现场调查笔录及分析评价报告。

三、借阅：

1. 各有关部门到行政部查阅档案资料者，须征得行政部主管领导同意，并履行登记手续，对所查内容、利用目的作详细登记。

2. 行政部为所需借、调资料的单位和个人提供复印材料。

3. 档案原始材料原则上不外借，特殊情况需外借的，须经主管领导批准方可。

4. 借阅档案材料必须履行登记、签字手续，一般情况下，外借期限不超过一周。

5. 对借阅的档案资料，必须妥善保管，不得转借，不得在档案资料上标记、涂改或撕页、拆卷等。归还时档案人员要进行检查，保证档案完整无损。

四、保管：

1. 档案室切实做好七防，即防潮、防虫、防火、防盗、防尘、防鼠、防晒。

2. 档案室严禁吸烟及存放易爆、易燃等易于导致火灾的危险品。

3. 档案室要保持清洁卫生，档案资料摆放整齐，便于资料的管理和使用。

4. 档案管理人员要熟悉业务，准确、及时地为使用者提供方便服务。

5. 对所保管的档案资料，要经常查看，发现破损和字迹不清的，要及时进行修补、复制，发现重大问题要及时请示、报告。

6. 档案室严禁无关人员随意进入。

人员档案管理制度 第7篇

一、档案工作人员必须宣传、贯彻国家颁发的《档案法》、《保密法》的规定，忠于职守，遵守纪律，严守机密，维护国家的安全和利益。

二、档案工作人员必须努力学习专业知识，提高档案的理论水平和操作技能，较好地完成各项任务。

三、档案工作人员必须搞好档案资料的收集、整理、归档、保管、编目、统计工作，千方百计地维护档案的完整齐全，延长使用寿命。

四、档案工作人员必须加强对所属机构档案的管理，并进行监督指导。

五、档案工作人员必须维护档案的安全，落实好安全措施，必须严格履行档案的利用审批、登记和档案接收、移出、交接手续。

六、档案工作人员必须搞好档案上架排放，分类编目、编制检索工具和资料汇编，热情、周到地为利用者服务。

七、对玩忽职守，造成档案损毁丢失、失密、泄密的档案工作人员，要追究政治和经济责任，情节严重者要追究法律责任。