合并高校基建档案管理探讨

魏晓琳

（辽宁金融职业学院，辽宁 沈阳 110122）

新时期，我国社会和国内外经济发展形势的变化，对高等教育提出了新的要求。为了适应这一要求，我国许多高校相继合并，这对提升高校的办学规模和质量，优化教育资源配置等方面产生了积极的推动作用。在新校区建设的过程中，产生了大批的基建项目档案，同时合并前各校区原有的基建档案也需要进行整合，这是合并高校基建档案工作亟须解决的问题，关系到合并后高校的建设和持续发展。

（一）新老校区兼具，档案内容复杂

高校在合并前，都有着悠久的建校历史，有包括办公楼、学生宿舍、食堂、图书馆、体育馆、实验楼等在内的建筑物，可以说，这些不同时期不同功能的建筑物体现了学校的发展历程。随着国家对高等教育重视程度的提高，对高等教育的投入也在逐年增加，大部分高校抓住机遇，顺势而为，在合并的同时又兴建了新的校区，高校的基础建设进入了快速发展的轨道，形成了新老校区兼具，已建工程、在建工程、待建工程同时存在的情况，这给合并后的高校基建档案管理工作加大了难度。

（二）归档责任主体较多，档案来源广泛

一个完整的高校基建项目，要经过立项、设计、施工、竣工、验收等阶段，参与建设工作的单位较多，包括主管机关、建设单位、设计单位、施工单位、验收单位、供货单位等，且施工单位、供货单位可能就有数十家，形成了政府机关行政审批、设计单位论证设计、施工单位施工建设、监理单位监理、质检单位质量评定等众多方面的材料，因此基建档案来源广泛，数量繁杂。再加上高校一般对基建的投入较大，兴建的工程多，参与建设工作的单位多，需要归档的基建档案覆盖面则相当大。

（三）新校区项目建设周期长，归档时间跨度大

基本建设项目从申请立项到最终竣工验收这一过程环节多且周期长，少则3年，多则5年以上。项目从立项开始到竣工验收都在一直产生档案材料，在项目完成前，这些档案材料一般分散在学校的基建处、招采中心或是施工单位等处，项目完结后再将分散的档案材料归档移交至学校档案部门。也就是说，项目建设的周期越长，相应的归档时间跨度越大。归档时间跨度大造成两个问题：一是时间跨度越大，档案人员的变动越大，很多人会离开原来的项目或公司，档案工作难以很好地进行衔接，导致档案未交接或是交接不到位的现象发生。二是在长周期内，与建设项目相关的法律、法规、规章、标准等会有修订、废止的情况出现。

（四）基建档案标准性、规范性强

高校新校区的建设项目涉及师生生命财产安全，责任重大，丝毫不能马虎，因此文件材料的规范性比其他种类的文件要求更高。前期报建的材料往往都要盖不同单位的上百个章，设计、施工文件也是需要履行严格的签字、盖章等手续，否则文件没有法律效力，对竣工图要求的标准则更为严格。因此，需要档案人员在归档之前要认真、细致地检查基建档案的规范性，对手续是否履行齐全、日期是否注明、标注是否规范、纸张是否破损等各方面进行全面的检查。

（一）管理模式和管理制度存在差异

在合并之前，各院校在基建档案管理上有着自己的管理模式和管理制度。合并后需要将各个院校的基建档案进行统一管理，势必要打破各个院校原有的管理体制，形成一个符合新的学校建设需求的基建档案管理模式和管理制度。而新的管理模式和管理制度在适用和推广的过程中也势必要与旧有的思维模式、管理经验和方法产生碰撞，需要磨合和适应的过程，步入正轨需要一定的时间，给合并后的高校基建档案管理工作带来了难度。

（二）重视程度不足

高校在合并期间，领导把工作重点放在了机构和人员调整、资产合并、理顺管理关系上，对基建档案的管理重视程度不够，导致学校的基建档案管理工作往往被搁置一旁，迟迟不能开展和推进。合并后，领导往往只是重视业务工作，没有将基建档案工作放在一个重要的位置上。分管基建工作的领导一般只是重视工期的进展程度、质量把关和资金周转情况，对于工程相应的档案则没有足够的重视。在高校征地扩建、异地新建的工程项目中，相关的基建档案材料常常散落在各个工程场所，没有进行统一归档管理，容易丢失。

（三）基建档案管理人员变动大

合并前各校配有自己的基建档案管理员，他们把控着基建档案的收集、整理、归档、保管、借阅环节，对学校基建档案的存放位置、案卷内容和数量、案卷借出情况、建设项目进展程度以及施工方的联系方式等都很熟悉。高校合并后，在定岗定编时基建档案管理人员势必要发生变动，原来几个人从事的岗位，合并后可能也就1个人来承担，需要与之前的档案员进行信息对接和档案交接。有些档案员在高校合并时思想波动较大，无心工作，应付了事，有些临时聘用的档案员未交接工作就已经辞职，导致合并后的基建档案员对各校的基建档案难以全面了解，不利于高校合并后基建档案的重组和统一管理。再加上处于学校变革动荡期，存在个别档案员私带、私存、损坏、丢失、销毁基建档案的风险，给基建档案的安全性、完整性带来相当大的隐患。

（四）新建项目档案材料缺少专人管理

高校新校区的建设往往时间紧、任务重，要在尽可能短的时间内完成工期。不少高校会成立临时机构负责新校区的筹建工作，这种临时性的机构，工程结束后便会撤销，使基建档案的归档和管理质量难以保证，加上缺少与档案部门的沟通，很容易造成基建档案材料遗失的现象。

（五）基建档案人员专业水平不足

基建档案工作是一项专业性很强的工作，需要档案管理人员既要懂得档案管理的专业知识和技能，又要对建筑和工程类的相关知识有所了解。而在实际工作中，基建档案管理人员要么不了解工程的实际情况，要么不具备熟练的业务能力，在基建档案管理工作的各个环节都存在不够规范的现象。如在档案归档时，参建单位交什么就收什么，对档案材料的规范性没有进行严格的要求，很多不符合档案归档要求的材料蒙混过关；
在档案整理时，没有对材料进行科学的分类，影响日后对档案的查找利用；
在基建档案利用时也没有严格把关，导致档案遗失。这将直接影响基建档案作用和价值的发挥。

（一）提高认识，落实基建档案材料的管理责任

合并高校应该增强对基建档案的认识，并将其作为搞好基建档案管理工作的重要前提。具体的措施是加强宣传，注重对归档前的相关基建档案材料管理人员进行思想认识上的引领、业务水平上的促进和专业能力上的提升，将档案重要性的意识融入项目管理人员的心中，并指导实际工作，将基建档案材料及时归档。同时，要按照统一领导、分级管理的原则，结合合并高校实际，建立一个分工明确、联系密切、符合学校实际的基建档案工作网络。具体而言，要建立以分管基建工程的校领导为总负责人，基建部门领导为第一责任人，专职档案员具体负责的责任制管理体系〔1〕。并针对每一个具体项目，成立以档案管理部门为核心的，工程管理部门和参建单位共同参与的工作网络，成立该工程项目档案材料管理工作小组，沟通协调好各方关系，共同做好学校基建档案管理工作。

（二）整合全校的基建档案资源

档案资源的整合包括各类档案、仪器设备、管理体制、人力资源等诸多要素的整合，要站在学校全局的高度，打破从前各自为政的局面，集各家优势，将学校所有的基建档案作为一个整体通盘考虑，建立一套完善科学的、符合学校实际的基建档案资源体系。一是要整合基建档案管理体系。多校合并后，各校原有的基建档案管理体系被打破，要以优化基建档案管理体系的各项功能为目标，构建新的管理模式，集中统一对全校基建档案进行管理，把点、面、线结合成网，建立网格化的管理模式〔2〕。形成既符合合并高校多校区分散办公的实际，又便于全校开展基建档案工作的管理模式，将基建档案管理体系的各项功能发挥出最佳作用。二是要整合基建档案设备设施资源。多校合并后要把基建档案的发展纳入学校整体的发展规划中，加大投入，建立专门的基建档案室，同时整合各校的仪器设备资源，本着节约成本，充分利用的原则，选择最优的整合方案，以满足基建档案室存放各类档案、资料、图纸的需要以及各分校区设备设施资源共享的要求。三是要整合人力资源。人的因素是做好基建档案管理的关键。在合并初期，人员思想动荡，无心工作，要及时制定基建档案工作计划，精心挑选出各方面素质和条件更为优秀、更为适合基建档案工作的专职档案管理人员，并合理地安排人员分流，减少因为合并带来的矛盾、冲突和动荡，为学校基建档案工作增加活力和优势。

（三）掌握学校建设情况，争取各方支持配合

作为合并后高校的基建档案员，要对学校整体的建设情况熟悉了解，知道已建、在建、待建的工程有哪些，知道各个工程的施工时间，设计、施工、监理单位以及相关单位档案材料负责人的联系方式，可将相关信息制作成表格，方便日后查考使用。对于已建工程，要核查掌握工程档案在城建档案馆的备案情况，并检查归档材料是否齐全完整、是否符合档案归档要求，对不符合要求的，应查明原因，并积极争取基建档案馆和施工单位的配合，补齐缺漏材料。对于在建工作，基建档案管理人员应参与整个项目的建设过程，对项目档案的管理进行全过程指导和监督，明确工程实施各个阶段的归档范围和归档质量要求，并及时将各个阶段的档案材料收集完整和准确。对于待建工程，因为学校合并，资源需要重组，有些项目可能要进行调整，重新规划，对前期工程已经产生的材料，已经花费了相当多的时间、人力和物力，需要对这部分材料妥善保管好，供日后查考利用。

（四）运用现代化信息技术，建立基建档案资源数据库

随着信息技术、网络技术的广泛运用，为基建档案管理带来了新的理念和方式，要运用信息化、网络化技术，将基建档案从原来的纸质操作过渡到现代化的计算机管理上。一是要稳步推进基建档案数字化工作，在实现新增档案数字化的同时，积极推进存量档案数字化进程。二是在基建档案数字化的建设上，利用网络化的档案信息系统构建学校基建档案数据库，供全校利用，届时各分校区利用基建档案时将不再受时空限制，提高了基建档案的利用效率。

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