新形势下城建档案开发利用工作探析

摘  要：在城市建设发展过程中相关的信息记录工作至关重要，伴随我国城镇化建设速度的不断加快，在城市发展建设过程中，为保证整体规划的合理性需要对以往数据进行充分应用，城建档案的重要性不断提升。在新形势下，应当结合时代发展的实际需要对档案的开发利用进行探讨，实现对内部信息的有效发掘，从而实现档案管理效率的提升。

关键词：新形势;城建档案;开发利用

新形势下我国城镇化建设水平的不断提升，城市内部的建设规模也在不断扩大，其中涉及多种信息都需归纳到城建档案之中，导致城建档案管理工作难度有所提升。为充分开发利用城建档案，应当从实际出发结合管理需求，对其中的信息进行深入分析，充分发挥出城建档案的利用价值，为之后的城市建设发展提供参考。

一、不断完善管理制度，避免档案信息损失

就当前城建档案管理工作来看，在管理制度上仍然存在一定的缺陷，不能够保证信息的完整性。在开展相应工作的过程中，部分档案管理人员认为只要将信息归档就已经完成相关工作，而忽略后续的开发与应用需求，导致档案内容缺失。同时，在以往开展城建档案管理的过程中，通常会选择人工书写录入的方式，由于人工书写速度受限，同时字迹不一，容易出现难以辨认、消耗录用人员精力，实际工作效率低下等情况[1]。同时受到入住人员本身工作能力的影响可能出现资料不全或错漏的现象，此时需要对整体文书档案进行重新归纳，最终导致工作人员浪费过多时间与精力。

为推动城建档案的有效开发与应用，应当从管理制度的完善出发，将档案信息质量管控工作重视起来，通过制度的完善与管理方式的改变，实现对管理人员行为的制约。在档案信息记录过程中应当注重档案信息管理制度的明确，借助主题标引和分类标引，提升信息归纳的系统性，避免存在档案信息混乱的情况。同时应当充分发挥当前计算机本身强大的计算归纳能力，在开展检索时，可以按照多个或一个著录项进行项目显示。另外，在实际进行档案标识编制时，录入人员应当坚持以快为准的原则，如可以将城建进行编号分类，从而避免对主题进行再度标识，减少数据录入量，提升归档效率，并节约计算机储存空间[2]。其次可以分类汇总使用频率较高的文件，建立起丰富独立的数据库，在保证城建档案的信息完整性的同时实现系统性归纳，为后续档案的调动与信息筛查提供相应条件。

二、引入先进管理体系，优化档案管理措施

城建管理工作不仅是对相应信息的收集与归纳，同时也要注重后续的运营工作，在开展管理时应当引入更加先进的管理体系，实现系统化管理。现代社会，信息技术与计算机技术处于高速发展的阶段，当前大部分计算机都具备高效的检索系统。同时伴随互联网软件的不断丰富，档案信息管理系统已经逐渐发展成熟。通過利用信息研究系统能够实现对大量档案信息的储存，并利用多种编目方式进行信息条目分类，从而建立起更加科学的基础档案目录检索体系[3]。

目前在开展绝大部分文书档案归档工作的过程中，都开始逐渐引入信息检录系统。但当前受到城建档案特殊性的影响，在部分情况下仍然选择纸质文档作为主要归档方式，而在进行纸质文档查找时，不仅需要知道精确的时间、档案名等信息，同时查找工作会工作人员浪费过多的时间和精力。此时可以利用信息检索系统与扫描设备进行电子化扫描，将纸质档案转化为电子版档案，再次进行分类汇总以及深度加工，从而实现档案查找速度的提升。最终通过对档案的系统性管理，为未来档案信息的利用提供便利。

三、积极利用先进设备，培养高质管理人才

利用传统方式开展城建档案管理的过程中，通常会利用过多的纸质材料，由于其存在体积较为庞大，同时具有使用年限限制、保管条件较为严格、复原难度较高，因此直接导致档案信息储存质量下降。并且在这利用传统方式开展纸质档案，归档的过程中为保障资料外观整齐，档案工作人员需要手工裁剪文书资料不仅浪费时间，同时也容易出现文件损伤的情况，而计算机储存系统占用空间较小，同时具备更快的运行速度，且能够实现无限期信息保存。因此，为重点开发利用城建档案应当注重先进设备的引入，通过计算机技术实现信息数据化。与此同时，也需要注重专业管理人才的应用，避免存在设备引入之后难以发挥自身作用的情况。

城建档案内部所包含的数据内容较多，因此在实际利用信息储存技术的过程中，首先应当选择完备的硬件设施通过利用大容量的储存设备和移动设备开展档案信息的存储和备份，避免由于空间不足，导致后续工作难以开展。然后，则需要选择合适的软件系统，根据文书档案归档需要进行数据库和信息平台建立。当前青年一代在互联网时代下成长，通常具有良好的信息素养，对于各类先进设备学习速度较快。档案管理部门可以从青年人才入手进行相关技能培训，并发挥其辐射作用，由青年人才带动其他管理人员进行技能学习。最终，实现自身管理设备的优化与人才水平的提升，推动城建档案利用效率的提升。

结束语：

城建档案管理工作对于城市建设和发展具有一定影响，在未来城市建设过程中，能够为各项建设提供相应的信息支持，为未来城市的规划提供数据支撑。在新形势背景下，应当将城建档案管理工作的优化重视起来，不断完善管理制度，避免档案信息损失的可能性，保证城建档案的完整，并积极引入先进管理体系实现相关管理措施的优化，最终利用先进设备提高工作效率并培养高质量管理人才，推动档案管理工作的全面创新，适应当前档案信息开发与利用的实际需求。

参考文献：

[1]刘蓉.从城建档案利用实例探究档案的开发利用工作[J].管理学家，2020：77-79.

[2]张玉秀.新形势下档案利用服务工作创新思考[J].经济技术协作信息，2019：22-22.

[3]孙静云.试论新形势下的城建档案工作合作需求[J].档案与建设，2020：60-62.

[4]王晓红，李志强.探析新形势下建设项目工程档案管理[J].办公室业务，2020：127-127.

作者简介：邹一敏（1978.01-），女，汉族，湖南湘潭人，学历：大学本科，职称：助理馆员，研究方向：城建档案。

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