高校物资采购审计探讨

夏丛芳

（作者单位：江苏第二师范学院）

党的十九大提出“建设教育强国是中华民族伟大复兴的基础工程”，党的二十大提出教育强国、科技强国、人才强国、文化强国、体育强国等多个强国表述，这些表述的背后都离不开教育。教育是民族发展的基础，是创新的前提，而高校作为教育体系的重要组成部分，是培育人才的摇篮。要加强教育，抓好科研，意味着要加强高校教育基础设施及师资力量的投入，即是增加高校物资和人力的投入。物资和人力的投入，回溯到源头上，离不开资金投入，用资金来置换教育所需，即物资采购。这里的物资，不仅仅是指实体物资，还涵盖无形资产及各种服务等。随着对教育的不断重视，高校每年物资采购资金量也在不断增长，如果缺乏有效的采购监督，采购过程中很容易出现采购不规范行为，造成资金使用效益低下，甚至引发暗箱操作、里外勾结、化公为私等风险，造成资金和人员的双重损失。因此，要加强高校物资采购审计，强化内部控制，规范物资采购，为高校发展创造有利环境，真正实现教育强国、科技强国、人才强国、文化强国、体育强国等，实现中华民族伟大复兴。

（一）高校物资采购现状

2018 年，党中央成立审计委员会后，进一步强化了对审计工作的领导。2019 年某省成立审计委员会，大部分高校纷纷成立了审计委员会，逐步加强审计相关制度建设，加强高校经济业务监督管理，加强审计整改闭环。例如，某高校规定20 万元以上的非工程类物资采购付款前需要经过财务审计科审计，对审计发现问题及时提出整改意见。但是，高校本身是教育的综合载体，其物资采购具有专业化、多样化的特点，不仅仅是简单的办公设备或是办公用品的采购，更有专业实验耗材、实验设备、进口仪器、实验室改造等的采购，加上采购业务存在立项不充分、采购方式不合规、合同履行不到位等多种风险，同时审计又有其专业局限性，物资采购审计面临多项问题。

（二）高校物资采购审计面临的问题

1.高校内部审计部门独立性受限

高校成立了专门的审计部门，但在机构设置上，高校内部审计部门是高校内设机构，与其他部门同级，受院校级领导管理。而物资采购工作一般是经院校级领导审批后由同级部门执行采购，审计人员在物资采购审计过程中会顾及同事关系及领导指示，如项目采购以会议决策或者领导批示替代采购程序，形成预算外采购、应急性采购项目较多，预算调整频繁、随意，审计只是走程序，而无法实施实质性审核。在此情况下，审计的客观性、公正性及独立性就会受到一定的影响。

2.物资采购相关内部控制制度执行不到位

近年来，高校不断加强内部控制建设，围绕物资采购制定了相关制度，以规范物资采购业务，但在实际执行过程中，出于各种各样的原因，存在物资采购制度执行不到位的现象，造成相关制度执行流于形式，未能有效防范各类采购风险。比如，个别采购业务刻意拆分，以规避政府采购；
招标文件交由供货单位拟定，暗箱操作指定供货商，存在陪标、串标现象；
设置倾向性指标造成项目流标后，采用单一来源采购方式；
物资采购预算虚高，未细化报价，中标价“严格”卡在预算线上；
物资采购验收流于形式，实际供货与采购标的参数不一致；
物资采购付款未严格按照合同约定执行等等。实际物资采购业务执行过程中，制度执行不到位，资金使用效益低，严重损害了高校利益，不利于高校的健康有序发展。

3.个别物资采购审计缺少实质性审核

个别物资采购审计由于多方面原因，只实施了程序性审核，对某项物资的采购是否必要，相关参数是否符合要求，是否实现预期功能等问题，只通过送审材料来审核，未能实施实质性的审核程序，无法有效防范经济风险。比如，审计过程中，仅仅通过立项书、预算表、验收单等材料上的论述和签字以及形式是否合规来确认物资采购过程的规范性，没有现场查看物资各项参数是否符合实际要求，是否存在高配低用现象，参数与招投标文件是否一致，物资价格是否公允，供应商是否存在旧货新卖行为，供应商与采购人员是否存在关联关系等实质性审核，无法有效保护高校经济利益。

4.高校物资采购审计信息化发展滞后

当前，不少高校内部审计还通过Word、Excel 等传统方式来开展审计工作，也有部分高校购买或开发了审计系统软件，采用审计信息系统来开展物资采购审计。但系统仅仅发挥资料存储功能，并未能够实现信息化审计的功能，高校审计信息化发展还处于相对滞后的阶段；
部分高校加强了物资采购项目全过程审计，覆盖了物资采购的事前（需求、预算、立项）、事中（采购、合同、执行）、事后（验收、结算等）审计，但是物资采购的过程无法一天内完成，送审工作也是逐步进行，这就造成了事前、事中、事后审计割裂现象，不能有效识别拆分采购、重复采购等行为。例如，项目立项可能在2021 年12 月份，采购安排在2022 年3 月份，合同签订于4 月份，6 月份验收，而另一批同样物资需求立项于2022 年2 月份，供应商为同一家，合同签订于5 月份，同样6 月份验收，若不加注意，单项目审核无法识别是否存在拆分亦或是重复采购问题。

结合上述分析，当前高校物资采购存在资金量大、种类繁多、部分采购专业性较强、内部控制制度不健全或制度执行不到位、实质性审核不足、审计信息化滞后等问题。因此，我们需要从多方面来采取措施，以提升审计质量，促进物资采购规范化，提升高校资金使用绩效，以真正发挥教育投资的作用。

（一）强化内部审计顶层设计，增强审计机构和人员的独立性

高校要从一级领导层面重视内部审计工作，加强顶层设计，强化党对审计的领导，只有从顶层对审计工作重视起来，才能使高校各个层面对审计工作予以重视；
完善高校物资采购相关规章制度，从高校层面规范化物资采购业务流程，明确各部门职责，确保物资采购有章可循；
完善物资采购审计相关规定，细化审计业务流程，减少人为因素对审计业务的干扰，自上而下重视审计工作，确保审计的客观性与独立性能够得到有效保障。

（二）规范物资采购审计流程和方式，加强物资采购审计的实质性审核

要加强审计流程规范化管理，将物资采购业务的事前、事中及事后审计串联起来，同时，每个阶段的审计也要重视实质性审核，从而提升物资采购审计业务质效，具体可以关注以下方面。

1.项目立项审计

项目立项审计属于事前控制审计，重点要关注项目是否有计划，是否有预算，相关参数是否符合实际需求，是否符合高校发展规划，是否经过可行性论证，是否存在高配低用、资源浪费等现象，是否存在重复采购现象等。

2.采购方式审计

采购方式的选取是采购流程中的关键点之一，审计要特别关注采购方式选取是否恰当；
是否存在化整为零、规避政府采购的行为；
是否存在滥用单一来源采购方式；
采购过程中是否存在暗箱操作，串标、围标等不规范行为；
供应商资质是否实质性符合要求等。

3.合同签订审计

合同签订是采购结果的确定，审计要重点关注合同条款是否符合相关规定，相关参数是否与招标及投标文件一致，合同是否违背招标投标文件实质性条款，合同付款条件及付款比例是否符合要求，是否合理保障了高校的有效权益，违约条款是否涵盖了关键要素等。

4.验收付款审计

验收付款一般是物资采购审计的收尾，验收付款审计不仅要查看送审验收材料是否符合要求，还需要实地检查采购物资相关参数是否与招标文件、投标文件及合同一致，采购货物使用或运行是否正常、服务是否符合要求，应办理入库资产是否已办理入库，资产是否存在购后闲置现象，供应商应履行服务是否履行到位，是否符合付款条件等。

5.后续审计

一般情况下，验收完成付款后，审计不再参与后续过程，但鉴于高校资产管理的复杂性，物资采购业务的后续审计也有必要，主要是侧重资产后续管理及资金使用绩效方面，重点要关注质保期间是否存在多收费、乱收费现象，采购物资是否存在闲置浪费现象，是否实现预期绩效目标等，如实验设备是否做好使用登记，使用频率是否正常，是否存在高配置设备低配置使用现象等。

6.加强物资采购全过程实质性审核

流程的规范不代表实质性的规范。因此，审计除要加强物资采购业务流程的规范性审计外，更要注重项目的实质性审核。比如，对物资采购的事前立项要严格审核，不能局限于送审材料的形式和签字等简单审核，要加强对相关物资采购是否符合高校发展规划、是否存在采购必要性、参数设置是否恰当、相关预算是否合理等方面进行审核。必要时可以请专业人员进行审核判断，或通过市场调研检查同类产品正常报价，防止出现浪费或虚高预算现象；
采购执行是舞弊行为高发点。审计过程中不仅查看相关采购纸质材料，还要核实采购方式是否合规，是否存在拆分采购，招投标是否存在串标围标陪标行为，供应商是否符合要求，是否存在腐败舞弊行为等；
验收付款方面，不仅审核验收单，还要加强实物审核。比如，检查采购物资相关参数是否符合招投标文件、合同参数，是否能够实现预期功能，是否符合付款条件等；
事后不定期检查采购物资是否得到有效使用。如果后续审计发现问题，可以反向检查项目立项依据是否存在不足，促使物资采购审计成为一个内循环结构，从多方面减少不规范行为发生的可能性。

（三）建立物资采购审计信息化管理系统，畅通数据传输对接渠道，提升审计质效

大数据时代，物资采购审计信息化是内部审计发展的必然趋势。一方面，建立物资采购审计信息化系统，通过线上审签审批，利用“数字化校园”“智慧校园”建设等契机，建立数据中心池，畅通数据传输对接渠道，让数据多跑路，方便审计人员分析和查询数据，提升审计效率；
另一方面，将某项物资采购的事前论证立项、事中采购招标执行、事后验收结算等串联，该物资采购业务相关的单项审计业务均纳入一个审计项目中执行，确保该物资采购的需求、预算、立项、采购、合同、执行、验收、结算等多个过程一一对应，形成闭环，便于审计人员及时发现拆分采购、重复采购、暗箱操作等违规行为，提升审计效率，促进高校物资采购廉洁规范化。

（四）定期开展审计业务培训，加强理论和实践培训，提升审计人员专业能力和判断能力

“以人为本”是底线，随着审计信息化的发展及审计业务的多样性发展，审计人员也需要与时俱进，否则，审计的发展无法避免因审计人员无法胜任造成审计资源浪费的现象。业务能力的提升一方面需要靠审计人员主动参加理论培训，另一方面也需要高校提供以审代训等实践类业务培训途径，以促进审计人员理论与实践相结合，提升其职业敏感性和专业判断能力，有效提升其专业能力，防止审计流于形式，而能真正实现审计质量质的飞跃，真正为高校带来实际意义。

高校物资采购体量大，种类繁多，专业性较强，任何一个环节出现漏洞，都会引发不规范行为，甚至产生风险，造成人员和经济的双重损失。因此，有必要加强高校物资采购业务的规范化管理，强化对物资采购事项的事前、事中、事后全过程有效监督，以保卫这一方净土，促进高校长期稳定有效发展，提高资金使用绩效，创造更好的科研环境，为国家培育更多人才，促进国家繁荣强盛。实践过程中，具体可以通过多角度多措施，如完善物资采购相关制度及审计业务制度，强化内部审计顶层设计，提升内部审计地位；
加强物资采购审计方式和内容的规范化，促进物资采购审计质效的提升；
搭建现代化审计信息系统，提升高校内部审计信息化能力；
定期开展审计业务培训，兼顾理论与实践，促进审计队伍整体素质的提升等，来促进高校物资采购审计业务水平的提升，让审计不再流于形式上的规范，真正发挥其实质性作用，从而提升资产及资金使用效益，促进高校内部控制体系健全有效，实现高校长期有序稳定发展，创造更好的科研和教育环境，培育出更多的栋梁之材，实现党的二十大提出的教育强国、科技强国、人才强国、文化强国、体育强国等多个奋斗目标，推进中华民族伟大复兴。

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